Come si fa l’inventario di negozio? 5 regole per evitare gli sbagli

L’inventario del negozio e del magazzino è una delle attività fondamentali alla base di una gestione efficiente e razionale del punto vendita. Il conteggio fisico dei prodotti presenti in un dato momento all’interno dello store e del magazzino – l’inventario, appunto – non è semplicemente una buona pratica che permette di esercitare un monitoraggio puntuale sulle attività di vendita, ma è un’operazione che ha un preciso significato fiscale.  

Il risultato dell’inventario, che quantifica in modo esatto la giacenza fisica dei prodotti presenti, deve essere confrontato con la giacenza teorica registrata nei sistemi informativi dell’azienda. Soltanto a quel punto sarà possibile trarre delle conclusioni accurate e agire di conseguenza per risolvere eventuali criticità. 

Questo ultimo passaggio – che prevede una verifica finale della situazione “analogica” rispetto ai dati raccolti da un software gestionale – è fondamentale per il buon svolgimento dell’inventario e apre la strada alle prima delle 5 regole da seguire per evitare di commettere errori. 

1. Aiutati con strumenti di ultima generazione

La prima operazione da compiere quando si fa l’inventario è effettuare una ricognizione delle giacenze, contandole fisicamente e annotandole per nome prodotto, codice prodotto, prezzo di acquisto e di vendita, quantità, valore inventariale e valore alla vendita.  

Quando si ricorre a un software gestionale ad hoc, diventa invece possibile organizzare, inserire, modificare e spostare articoli o interi piani di reparto, sino a creare e visualizzare statistiche di sintesi o di dettaglio delle vendite e delle giacenze. In questo secondo caso, parliamo di una vera e propria configurazione inedita del negozio che consente, attraverso l’implementazione di una piattaforma avanzata, di assolvere in automatico compiti come: 

• registrare e aggiornare in automatico le anagrafiche, come quelle legate agli prodotti; 
• controllare tutti gli operatori in tempo reale; 
• rivedere, ristampare o inviare via mail tutti i documenti emessi; 
• ottenere notifiche degli articoli sotto-scorta, anche in fase di vendita; 
• verificare la presenza contemporanea di più articoli. 

2. Organizza con anticipo la chiusura del punto vendita 

L’attività di inventariazione del magazzino viene effettuata almeno una volta l’anno, solitamente al 31 dicembre, oppure più volte durante l’anno se l’esercente ha esigenze particolari. Nel giorno dedicato all’inventario di negozio, lo store deve essere necessariamente chiuso al pubblico, almeno nella zona direttamente interessata. Buona norma è avvisare con anticipo della chiusura, sia i fornitori con comunicazioni ufficiali sia i clienti, per esempio attraverso i canali social dell’azienda. 

3. Riorganizza gli spazi con il supporto del digitale

Prima di portare a termine l’inventario di negozio, è buona norma suddividere il punto vendita in zone, ognuna delle quali viene assegnata a un team coordinato da un responsabile. Se ciò è ideale per le superfici di grandi dimensioni, i piccoli esercenti possono muoversi diversamente nel caso di metrature ridotte. 

All’interno di spazi ristretti – spesso caotici – si rivela decisivo disporre di strumenti digitali utili a rendere più snelli, ordinati ed efficienti i processi di inventario. Semplificare e automatizzare le attività di conteggio degli articoli, visualizzare le quantità esatte delle scorte presenti nel magazzino o nel punto vendita direttamente sulla schermata di vendita e in modo dinamico, ricevere una notifica se un determinato articolo sta per essere esaurito: si tratta di funzionalità essenziali, che consentono un notevole risparmio di tempo e costituiscono un ottimo punto di partenza anche per la digitalizzazione del negozio.  

4. Potenzia l’autonomia 

Le figure che svolgono le attività di inventario di negozio in contesti strutturati – come negozi molto grandi o di catena – devono essere debitamente formate, sia sulla metodologia adottata sia, soprattutto, sulle soluzioni digitali da utilizzare. In questo modo, si assiste a un incremento di efficienza e alla riduzione del rischio di errori manuali. 

Per i piccoli esercenti, è fondamentale ricorrere a un applicativo in cassa che può essere utilizzato con ottimi risultati anche senza alcuna competenza digitale avanzata. MoitoIOT, l’applicativo cloud-based targato DTR Italy, non richiede nessuna formazione specifica per poter essere impiegato al massimo delle sue potenzialità e, in questo senso, rappresenta uno strumento agile e potente ideale specialmente per realtà di piccole e medie dimensioni, che necessitano di modalità di gestione più snelle e veloci. 

5. Crea un report dell’inventario appena concluso

Una volta finite le operazioni di conteggio e valutazione, il commerciante deve elaborare un report che contenga le seguenti informazioni: 

• la percentuale di variazione per valore e unità tra il conteggio iniziale e l’inventario finale; 
• le discrepanze più gravi e una ipotesi sulle loro cause; 
• le azioni da intraprendere per ovviare ai problemi riscontrati. 

Questi tre elementi sono fondamentali per scegliere le misure e gli strumenti migliori per rendere più efficace la gestione delle scorte di prodotto. 

Perché scegliere MoitoIOT per il tuo negozio 

Alla luce di quanto indicato, MoitoIOT si rivela efficace per approdare con facilità a una prima gestione informatizzata del negozio – un applicativo da cui ottenere il massimo supporto in tutte le attività specificate sinora. 

MoitoIOT è un software gestionale che snellisce e potenzia allo stesso tempo la gestione dei processi di vendita, rendendoli più fluidi e integrandoli perfettamente nell’operatività ordinaria, con la garanzia di una corretta analisi e gestone di inventario e magazzino. Ma non solo: i risultati derivanti dall’attività di inventario vengono inseriti nel flusso di informazioni, immediatamente disponibili al titolare e agli addetti alla vendita.  

Al di là del contributo decisivo per rendere più efficienti le operazioni di inventario, MoitoIOT è parte essenziale dell’ecosistema abilitato dalla piattaforma DTR Service, in grado di rivoluzionare i paradigmi del commercio al dettaglio all’insegna dell’innovazione. A tutto vantaggio dell’esercizio commerciale.